Organizar contas, documentos e processos internos são atividades comuns em qualquer empresa e escolher uma ferramenta para administrar tudo isso pode fazer uma grande diferença na hora de alcançar bons resultados. 

As planilhas de Excel e softwares personalizados são as opções mais populares no mercado para controle de informações, pois além de registrar, eles ajudam no controle, consulta e análise de dados. Agora você deve estar se perguntando: qual deles devo usar na minha empresa? Continue lendo este texto e descubra qual opção é a mais adequada para as necessidades do seu negócio:

Qual é a diferença entre planilhas e softwares? 

Muito utilizadas, as planilhas de Excel são ferramentas que permitem o registro e organização de dados de uma empresa. Para usuários mais experientes, elas até podem servir como um “mini” software, uma vez que executam cálculos complexos, gráficos e diagramas. 

Diferente das planilhas, os softwares personalizados são programas projetados sob medida para atender as demandas de uma empresa. Eles não se limitam a uma única funcionalidade e podem ser integrados a outros sistemas, melhorando a gestão de resultados. 

A grande diferença entre as duas ferramentas é o fato de que as planilhas precisam ser alimentadas manualmente, enquanto os softwares fazem o preenchimento, análise e armazenamento de dados de forma automatizada e imediata. Confira a seguir as principais vantagens e desvantagens de cada um dos sistemas: 

Vantagens e desvantagens do Excel 

As planilhas do Excel são bastante populares porque não exigem custos de implementação, são simples de utilizar e operam sem conexão com a internet. 

Em contrapartida, elas funcionam a base de fórmulas, algumas até muito complexas para determinadas funções, são alimentadas de forma manual, oferecem o risco de perda de dados se não forem salvas corretamente e exigem potência de computadores, uma vez que podem ficar pesadas e lentas ao decorrer do tempo. 

Vantagens e desvantagens de softwares

Os softwares personalizados oferecem grandes benefícios, pois são pensados para resolver problemas específicos de uma empresa. 

Eles podem executar diversas funções, como armazenar dados de forma automatizada, realizar pesquisas com rapidez, arquivar informações de diversos setores em um só lugar, alterar processos de acordo com as necessidades da companhia, além de garantir a segurança no armazenamento, entre muitas outras coisas. 

Mas, como nem tudo é perfeito, a principal desvantagem de utilizar um software é a necessidade de contratar uma empresa especializada em desenvolvimento para fazer a manutenção do sistema. Além disso, a maioria dos programas personalizados depende de internet para funcionar. 

Se atente às necessidades do seu negócio

Cada companhia é única e tem demandas específicas, por isso a escolha da ferramenta de gestão deve acontecer com cautela. Antes de tomar qualquer decisão, entenda as necessidades da sua empresa e responda as seguintes perguntas:

• Qual ferramenta é capaz de atender a todos os processos? 

• Qual vai me ajudar a economizar tempo?

• Qual dá menos margem para erros?

• Qual delas é mais flexível?

• Qual programa oferece mais segurança?

Anote os prós e contras de cada sistema e faça as comparações, assim fica ainda mais fácil de acertar na escolha! 

Ainda não sabe qual ferramenta escolher? Nós podemos analisar o seu negócio e desenvolver um software sob medida para as suas necessidades! Fale com a gente: easy@easycomtec.com