Cada vez mais, as empresas têm buscado formas de melhorar a experiência do cliente e as estratégias internas de comunicação, mas acabam deixando a desejar no quesito otimização de processos. 

E vamos combinar que não adianta só passar uma boa imagem externa, se a realidade interna da marca é outra, não é mesmo? Manter a “casa” organizada é o primeiro passo para uma empresa se mostrar mais competitiva no mercado e, consequentemente, conquistar mais clientes. 

Quer aprender como aproveitar melhor os recursos da sua empresa? Neste post vamos te apresentar o conceito de gestão de processos e ensinar como implementá-lo no seu negócio. Continue a leitura! 

O que é gestão de processos?

A gestão de processos consiste em um conjunto de práticas que têm como objetivo encontrar os melhores métodos para executar as atividades dentro de uma empresa. Essa estratégia possibilita que todas as atividades sejam mapeadas, desenhadas, documentadas, mensuradas e monitoradas, sempre visando a otimização e a produtividade. 

Com este método, o gestor consegue visualizar, de forma ampla, tudo o que está acontecendo na empresa, facilitando assim a integração das áreas, equipes e sistemas. 

Como implementar a gestão de processos

Com a otimização de processos e a aplicação de novos métodos, a sua empresa vai alcançar bons resultados já a curto prazo. Agora, vamos ver como a implementação da gestão de processos funciona na prática: 

Mapeamento e levantamento de indicadores

Mapear e fazer o levantamento de indicadores é a primeira etapa para avaliar os processos da empresa. Para essa tarefa, é indicado elaborar fluxogramas de todas as atividades que são realizadas, incluindo os funcionários.

Neste momento, também são gerados relatórios indicando os KPIs que serão acompanhados. Esses indicadores devem ser definidos para serem monitorados a curto, médio e longo prazo.

Identificação do problema

Depois de realizar o mapeamento, é hora de pensar nas melhorias! Esse é o momento para desenhar um novo fluxo de processos, sem perder o alinhamento com os objetivos da empresa.

O gestor deve avaliar o que está ou não funcionando, quais processos precisam ser revistos e de forma as soluções poderão ser aplicadas para obter melhores resultados para a empresa.

Teste dos métodos 

Antes de inserir os novos processos no dia a dia dos funcionários, é preciso definir um período de testes para adaptação e aperfeiçoamento das soluções, já que, na prática, as coisas podem mudar. 

Nesta fase, em caráter experimental, as mudanças são aplicadas e monitoradas de acordo com os indicadores já definidos. Dê a oportunidade para os colaboradores testarem o processo, verificar sua eficiência, se está sendo executado da melhor forma ou se há algum gargalo. 

Somente após realizar eventuais ajustes é que a empresa deve avançar para a etapa de aplicação e treinamento. 

Aplicação e treinamento

Depois de se certificar que os processos são efetivos, é o momento de torná-los o novo padrão da empresa, mas essa não é uma tarefa simples. Não adianta somente emitir um comunicado, é preciso também preparar os colaboradores para as mudanças. 

Com certeza os funcionários vão precisa de suporte técnico, treinamento, workshops, entre outras coisas, para que os novos conhecimentos sejam assimilados com facilidade. A empresa também precisa se preparar para institucionalizar a mudança, ou seja, comprar novos softwares, adquirir ferramentas e remanejar equipes. 

Monitoramento dos resultados 

Depois de aplicar as mudanças, os gestores devem se atentar aos indicadores de desempenho para mensuração dos resultados a curto, médio e longo prazo. As métricas podem englobar o tempo de duração, capacidade, produtividade e qualidade de cada processo.

A empresa também pode se preparar para incluir, fazer ajustes ou excluir alguns processos durante esta etapa de monitoramento. A busca constante por melhoria é um processo natural e o foco deve estar sempre na otimização para, lá na ponta, refletir em bons resultados para o cliente final. 

Agora que você já sabe como funciona a gestão de processos, está na hora de pensar em quando vai implementar essa estratégia na sua empresa! Temos um texto sobre as diferenças entre o excel e softwares de gestão que podem te ajudar no momento de gerenciar algumas atividades. Leia aqui.